Schritt 01
Entfernung ermitteln
Kürzeste Wegstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Kilometern. Maßgeblich ist die kürzeste Strecke — nicht der tatsächlich gefahrene Weg.
Baustein 03 · Nettolohnoptimierung
Fahrtkostenzuschuss — §40 Abs. 2 Nr. 1 EStG
15 % Pauschalsteuer, sozialversicherungsfrei — flexibel monatlich oder einmal jährlich auszahlbar.
15 %
Pauschalsteuer — kein Sozialversicherungsbeitrag
0,30 €
je Entfernungskilometer (ab 21 km: 0,38 €)
15 Tage
Vereinfachungsregel pro Monat
Gesetzliche Grundlage
„Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit folgenden Pauschsteuersätzen erheben: mit einem Pauschsteuersatz von 15 % für Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden."
- Entfernungspauschale (Werbungskosten): §9 Abs. 1 Nr. 4 EStG
- Zusätzlichkeit: §8 Abs. 4 EStG
- Vereinfachungsregel 180 Tage: BMF-Schreiben vom 18.11.2021
Das Wichtigste auf einen Blick
- 15 % Pauschalsteuer (ca. 17 % inkl. Soli und KiSt)
- Vollständig sozialversicherungsfrei
- Muss zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn sein
- Kann monatlich oder einmal jährlich ausgezahlt werden
So wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet
Schritt 02
Pauschale anwenden
Bis 20 km: 0,30 Euro je Entfernungskilometer. Ab dem 21. Kilometer: 0,38 Euro je Kilometer.
Schritt 03
Arbeitstage multiplizieren
Vereinfachungsregel: 15 Arbeitstage pro Monat (= 180 Arbeitstage im Jahr) gemäß BMF-Schreiben vom 18.11.2021.
Rechenbeispiel
Mitarbeiter wohnt 10 km vom Betrieb entfernt
10 km × 0,30 € × 15 Tage = 45,00 € / Monat
Pauschalsteuer (ca. 17 %): 7,65 € — trägt der Arbeitgeber
Mitarbeiter erhält: 45,00 € netto
Zum Vergleich — Werbungskostenabzug
Gleicher Betrag (45 €) × persönlicher Steuersatz (ca. 33 %) = ca. 15 € Steuerersparnis mit Verzögerung.Vorteil Fahrtkostenzuschuss: Voller Betrag, sofort.
Praxiswissen aus dem Lohnkonzept Netzwerk
Praxistipp 1 — Kürzeste Wegstrecke gilt
„Wir erleben es immer wieder: Mitarbeiter geben die tatsächlich gefahrene Strecke an — inklusive Umweg über die Schule der Kinder oder den bevorzugten Kaffee-Stop. Maßgeblich ist aber die kürzeste Wegstrecke. Ausnahme: Wenn eine Sperrung oder fehlende Infrastruktur den direkten Weg dauerhaft unmöglich macht, gilt die tatsächlich kürzest mögliche Alternative."
Peter Reininghaus, Lohnkonzept Netzwerk
Praxistipp 2 — Einmal jährlich zahlen ist möglich
„Im Unterschied zum Sachbezug verfällt beim Fahrtkostenzuschuss nichts. Wer ihn nicht monatlich zahlen möchte, kann den Jahresbetrag komplett als Einmalzahlung auszahlen — mit demselben Pauschalsteuersatz von 15 Prozent. Das macht ihn besonders flexibel als Bonusbaustein."
Praxistipp 3 — Einkommensteuererklärung beachten
„Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht kostenlos für den Mitarbeiter in der Steuererklärung. Der erstattete Betrag mindert den Werbungskostenabzug. Wer aber in der Nähe des Pauschbetrags von 1.230 Euro liegt, verliert in der Praxis kaum etwas — und gewinnt dafür den vollen Betrag sofort aufs Konto."
Praxistipp 4 — Dokumentation ist einfach
„Die Dokumentation ergibt sich fast von selbst: Auf der Lohnabrechnung stehen bereits die Adresse des Arbeitgebers und die des Mitarbeiters. Wer möchte, legt einmalig einen Google-Maps-Ausdruck zur Personalakte. Mehr braucht es in der Regel nicht."
Aus dem Podcast „Sach mal grad" — Folge zum Fahrtkostenzuschuss §40 Abs. 2 Nr. 1 EStG · Zur Podcast-Übersicht
Häufige Fehler in der Praxis
Tatsächliche Wegstrecke statt kürzester Entfernung
Die Entfernungspauschale berechnet sich nach der kürzesten Wegstrecke — nicht nach dem Weg, den der Mitarbeiter tatsächlich fährt. Wer hier zu viel ansetzt, riskiert bei der Lohnsteueraußenprüfung eine Nachforderung.
Lohnumwandlung statt Zusatzleistung
Auch der Fahrtkostenzuschuss darf nicht durch Entgeltverzicht oder Lohnumwandlung entstehen. Er muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden — bei Neueinstellungen, Lohnerhöhungen oder als freiwilliger Bonus.
Auswirkung auf Einkommensteuererklärung ignorieren
Wer den Fahrtkostenzuschuss erhält, muss diesen in der Steuererklärung vom Werbungskostenabzug abziehen. Das übersehen sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter häufig. Am besten beim Einrichten des Bausteins direkt ansprechen.
Häufige Fragen zum Fahrtkostenzuschuss
Entfernungskilometer × 0,30 Euro (ab 21 km: 0,38 Euro) × 15 Arbeitstage. Bei 10 km Entfernung sind das 45 Euro monatlich. Grundlage: BMF-Schreiben vom 18.11.2021.
Fahrtkostenzuschuss in Ihrer Kanzlei einsetzen
Im Lohnkonzept Netzwerk erhalten Sie für den Fahrtkostenzuschuss die passende Berechnungsvorlage, die Podcast-Folge mit vertiefenden Praxishinweisen von Peter Reininghaus und Pascal Wiedemann sowie die Möglichkeit, Ihren konkreten Lohnfall einzureichen. Wir erstellen keine Lohnabrechnungen — wir sind Ihr Sparringspartner.